Por: www.pireseassociados.com.br

Um hotel ou resort que decide investir em um espaço para eventos, com toda a infraestrutura necessária para atender os mais diversos tipos de clientes – de empresas a sociedades científicas – passa a fazer parte de um segmento cada vez mais competitivo. Mas, para obter o retorno sobre o investimento realizado não basta apenas ter o espaço físico. É preciso focar em estratégias eficientes para atrair os eventos a fim de tirar proveito de todos os benefícios que são gerados por esta atividade, como, por exemplo, o combate à sazonalidade. E não sendo a captação de eventos a especialidade do hotel, a melhor opção é fazer uma parceria com empresa especializada neste tipo de trabalho.

Como é uma atividade que exige cada vez mais profissionalismo e conhecimentos específicos (e básicos como o domínio de outros idiomas), o ideal seria o hotel já ingressar no segmento de eventos com o trabalho de captação terceirizado. Fará diferença apresentar para os promotores de eventos uma nova opção de espaço com todas as informações padronizadas, como pede o mercado, mas também com a abordagem correta – o que uma empresa especializada em captação de eventos tem experiência para fazer bem feito.

Mas a terceirização do trabalho de captação também pode ocorrer com o espaço de eventos em operação. Hotéis que já estão no segmento devem sempre avaliar o resultado que estão obtendo, comparar com o que estava sendo esperado e mapear quais são as dificuldades que impedem um retorno mais positivo. Se o espaço e toda a infraestrutura são de primeira, a conclusão poderá ser justamente que o processo de captação de eventos precisa ser mais qualificado para que sejam alcançados os resultados esperados.

Vantagens Competitivas

Como em todo processo de terceirização, a contratação de uma empresa para a execução de um serviço acontece por mais de uma razão. Não é apenas porque captar eventos trata-se de uma competência distante do core business do hotel. Busca-se um serviço terceirizado para obter uma série de vantagens competitivas. No caso da captação de eventos, são muitas e são estas vantagens que ajudam a entender por que terceirizar e como, tomando esta decisão, o hotel poderá aumentar os resultados.

Uma primeira vantagem para o hotel é financeira. Terceirizando, o empreendedor não precisa arcar com todos os custos (salários e encargos) gerados pela contratação e manutenção de uma equipe dedicada exclusivamente à captação de eventos. Desonerar a folha e reduzir despesas operacionais (telefone, equipamentos, reuniões com clientes…) são itens importantes para aumentar a rentabilidade do hotel com os eventos.

A terceirização traz ainda a vantagem do hotel poder contar com uma parceira que tem pleno conhecimento do mercado de eventos. Ou seja, a consultoria sabe como funciona o mercado – onde ir, com quem falar. Domina não só as competências necessárias para executar o trabalho com qualidade, mas sabe como estabelecer uma negociação que seja boa para o hotel a partir das informações que possui e das análises que faz sobre tendências e oportunidades no setor.

O conhecimento de mercado agrega outras vantagens importantes para o hotel. Uma consultoria com larga experiência em captação de eventos possui uma rede de relacionamentos com empresas e entidades que pode abrir portas para o hotel conquistar e fidelizar clientes. Isso pode ajudar principalmente a não limitar o foco do hotel pelo aspecto geográfico, já que o networking da consultoria é amplo e pode captar eventos locais, regionais, nacionais e até internacionais.

O conhecimento de uma empresa especializada com expertise e longa experiência em captação de eventos reflete-se também no seu banco de eventos. Décadas atuando no setor permitem a construção de uma fonte de informações valiosa, com relação dos principais eventos, entidades promotoras, histórico dos eventos, além de prática nos procedimentos para candidatura.

Além de ampliar as possibilidades de negócios, uma consultoria pode conseguir resultados mais rapidamente. Como os processos de captação são de médio e longo prazos, com duração de cerca de dois a três anos para que os eventos comecem a acontecer depois de feita a captação, trabalhar com empresas especializadas certamente trará mais agilidade e rapidez em todo o processo e nos resultados.

Todo este know-how da consultoria especializada potencializa as chances de acerto e fechamento de bons negócios, além de ajuda a evitar falhas. Este é um componente importante na decisão do hotel de terceirizar o trabalho de captação. Cada evento tem suas características e demandas específicas e é preciso observá-las desde o início das negociações, de preferência muito bem assessorado por quem realmente é “autoridade” quando o assunto é captação.

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